Skip to main content

Witam i pozdrawiam. 10 zasad, na które powinniśmy zwrócić uwagę pisząc maila

Witam i pozdrawiam. 10 zasad, na które powinniśmy zwrócić uwagę pisząc maila

W zawodowym życiu z częścią osób znamy się tylko z wymiany wiadomości. Warto przyłożyć się do pisania maili, jeśli chcemy być skuteczni, wiarygodni, a przede wszystkim uprzejmi. Oto mailowy savoir-vivre.

1. Powitanie

W sytuacji, gdy wysyłamy pierwszą wiadomość do adresata, najbardziej elegancką formą będzie „Szanowna Pani/ Szanowny Panie”. W momencie, gdy korespondujemy z kimś dłuższy czas, możemy zacząć wiadomość od „Dzień dobry”. Formy niedopuszczalne to „Witam” oraz „Panie Kamilu, Pani Aleksandro”. Określenie „Witam” w pierwszych słowach sugeruje, że traktujemy naszego rozmówcę z góry. Z kolei używanie zestawienia „Pan/Pani” z imieniem jest niedopuszczalne, gdy nie znamy się z daną osobą osobiście. Taka próba skrócenia biznesowego dystansu może być bardzo źle odebrana przez drugą stronę. Wraz z wejściem na rynek pracy najmłodszego pokolenia C, które na co dzień komunikuje się on-line, coraz trudniej o zachowanie tych form. Zdarza się, że na pocztę wpada wiadomość, w której osoba, z którą nie zdarzyło nam się osobiście współpracować zaczyna od „Hej”, „Cześć” albo od razu – bez powitania – informuje, w jakiej sprawie do nas „uderza”. Zasady savoir-vivre są jednak w tym względzie żelazne. Dzień dobry zawsze jest w modzie. 

2. Przejście na "ty"

Regularna współpraca i nieustanny kontakt mailowy sprawia, że pojawia się myśl o przejściu na ty. Jak zrobić to w mailach? Z pewnością trzeba zaproponować taką formę, a nie po prostu wysłać odbiorcy maila „Cześć Piotrze”. Zasady przechodzenia na ty w on-line są takie same jak w rzeczywistości. W pracy mniej oficjalną formę proponuje osoba na wyższym stanowisku. 

3. Pusty mail

Zdarza się, że po wymianie kilku maili w ciągu dnia, odbiorca czeka na ważny załącznik. Nie oznacza to jednak, że powinniśmy wysłać go bez słowa. Konieczny jest tytuł i chociażby jedno zdanie „Przesyłam załącznik, o który Pan/i prosił/a”. 

4. Adresowanie wiadomości

Standardowy interfejs poczty pozwala na wysłanie wiadomości „Do”, „Dw” i „Udw”. Pierwszy przypadek jest najprostszy, gdyż w korespondencji biorą udział dwie osoby. „Dw” (ang. CC) używamy wówczas, gdy o wymianie dwóch osób powinna wiedzieć jeszcze osoba trzecia np. menadżer. W momencie, w którym wysyłamy wiadomość, a odbiorca i osoba na CC się nie znają, należy je sobie przedstawić. Z kolei pola „Udw” (ang. BCC) koniecznie należy użyć, wysyłając uniwersalną treść do klientów czy podwykonawców. Uwidocznienie adresów to niewybaczalna pomyłka. 

5. Częstotliwość

Źle widziane jest także zasypywanie drugiej strony mailami. Najlepiej tak sformułować wiadomość, aby nie wysyłać co kwadrans kolejnych pytań w myśl „a jeszcze mi się przypomniało”.

6. Format tekstu

Mail musi być dopracowany nie tylko językowo. Powinien być odpowiednio sformatowany. Niejednorodna czcionka, zarówno jej wielkość i kolor, w wiadomości to znak, że nie szanujemy swojego rozmówcy i np. wkleiliśmy przypadkowy tekst. To także sygnał, że jesteśmy niestaranni. 

7. Emotikony

Uśmiechy, buziaczki, zapłakane buźki, serduszka – takie „dodatki” do wiadomości naprawdę pojawiają się w firmowych skrzynkach mailowych. Savoir-vivre nie dopuszcza takiego okazywania emocji w mailach. Przekraczając pewną barierę, bardzo trudno zachować jedynie biznesowe relacje. 

8. Zdjęcia

„A w ogóle to wyglądam tak – zdjęcie w załączeniu :)”. Mail o takiej treści może być dwuznacznie odebrany. Jeśli chcemy wiedzieć jak wygląda osoba, z którą współpracujemy możemy, najpewniej znaleźć jej zdjęcie w internecie. Jeśli chcemy, aby inni wiedzieli jak wyglądamy, zadbajmy o profesjonalne konto w biznesowych społecznościach. 

9. Forma

Maile powinny być syntetyczne. Pamiętajmy, że osoby, z którymi współpracujemy otrzymują ich najczęściej kilkadziesiąt dziennie. Zbyt długi, skomplikowany i niejasno napisany komunikat, może wywołać znużenie, irytację i z pewnością nie umocni pozytywnych relacji biznesowych. 

10. Pożegnanie

W biznesowych relacjach, gdy nie znamy dobrze naszego partnera, najwłaściwsze będzie użycie sformułowanie „z poważaniem”. Popularne i właściwe jest także „pozdrawiam”. Na liście zakazanych są „ściski”, „bye”, „ucałowania”. 

I najważniejsza zasada. Przed wysłaniem przeczytajmy jeszcze raz treść maila. Najlepiej sformułowany mail, ale z błędem ortograficznym, nie wpłynie korzystnie na nasz wizerunek.

 

Chcesz wiedzieć więcej? Nie przegap nigdy wpisu!

monsterpolska


Back to top